FUNÇÕES		MENU ROTINAS PROGRAMADAS - PRODUTOS		Cadastramento de inventário/Contagem de estoque

Instruções gerais

Antes de iniciar a contagem verificar se todas as Notas Fiscais de compras já foram devidamente cadastradas e se todos os documentos de baixa também foram processados. Recomenda-se a contagem após o encerramento do expediente. Entretando, dependendo de ramo de atividade da empresa e controles específicos, a contagem também pode ser efetuada durante o expediente, com muita atenção.

O inventário é um recurso para acertar o estoque, sem a emissão de documentos fiscais, ou iniciar o controle de estoque no Sistema Auditor. Na primeira situação o inventário só deve ser executado em situações excepcionais e com autorização da adminstração da empresa.

Ao salvar a quantidade inventariada, caso essa quantidade não corresponda com o estoque indicado no sistema, será gerado uma movimetação a fim de que o estoque fique de acordo com a quantidade inventariada. Exemplo:

Posição de estoque antes da contagem (antes do inventário)....:100

Quantidade inventariada........................................................:  10

O sistema registrará uma movimentação de saída ("Inventário"):  90

Posição de estoque após a contagem (após o inventário)..........:  10

Havendo a necessidade de documentar essa saída deve ser emitido Nota Fiscal com a mesma data do inventário a fim de que o Sistema não registre a movimentação novamente. Isto é, as Notas Fiscais de saida emitidas após o inventário, no mesmo dia, não movimentarão estoque, em virtude de já ter sido movimentado pelo "Inventário".

Quando se pretender apenas verifivar a situação do estoque, deve ser selecionada a opção de contagem, nesta mesma rotina.

Configure o sistema antes de iniciar o inventário:

• Ver item "Acumula as quantidades inventariadas no mesmo dia"em EST01CFG.html
• Configure o sistema para definir se no instante de cadastramento do inventário será considerada a necessidade de redigitar o produto.
  • Exemplo 1:
    • Na primeira contagem foi encontrado 50 unidades e na recontagem encontrou apenas 45, logo deve substituir 50 por 45, isso é possível configurando sistema para Não Acumular Quantidades
      inventariadas no mesmo dia.
      Configure "Acumula as quantidades inventariadas no mesmo dia" = Não.
  • Exemplo 2:
    • Foram encontradas 50 unidades no depósito e 45 na loja, logo deve somar 50 com 45. Para isto configure o sistema para Acumular Quantidades inventariadas no mesmo dia.
      Nesse exemplo, você poderá lançar uma única vez digitando 90 na quantidade ou lançar duas vezes, 50 e depois 45 , dessa forma o sistema somará os dois lançamentos.

Relatórios:

Relação dos produtos a serem inventariados

• Método Manual:
  • Normalmente é emitido relatório com a lista dos produtos, esses relatórios podem ser configurados de acordo com a preferencia da empresa, onde pode selecionar quais produtos serão listados de
    acordo com as condições informadas.
    Ex.: Relatório que subtotalize por Nível de agrupamento, organizado pela Descrição do produto, listando o Código interno, Código de Barras, Descrição, Embalagem e Quantidade contada, não vou imprimir o estoque atual do produto a fim de evitar vícios de contagem.
    
    
• Método com Coletor de dados:
  • Deve-se exportar para o coletor os produtos de acordo com as necessidade da empresa. Podem ser exportados por seção, grupo, fornecedor e outros.
    A exportação pode ser programada pelo próprio usuário, seguindo o layout disponibilizado pela empresa responsável do coletor.
    Ver opção "Exportar para outros sistemas" em: EST01EXPMENU.html
    
• Divergências Inventariadas
• Termo de abertura/encerramento de inventário
• Produtos inventariados - Inventário

Zerando mercadorias não inventariadas:

• Essa rotina cadastra inventário com quantidade Zero para os produtos que não foram encontrados no estoque durante o inventário. Esta rotina somente deve ser executada com autorização da administração da empresa e se tiver certeza absoluta que todos os produtos foram inventáriados.

Considerações finais

• Falha no computador ou queda de Energia
  • Se o Auditor for fechado no momento da digitação do inventário, seja por falta de energia ou falha do Windows, o Auditor grava no computador o histórico dos produtos que não foram salvos, possibilitando a recuperação desses assim que entrar na rotina de cadastramento de inventário, conforme figura abaixo.
    
    Clicando em Sim, aparecerá a tela com os itens inventariados.
    Clicando em Não, a rotina será aberta para um novo cadastramento dos produtos.

• Atenção para não fechar a rotina de inventário sem salvar os itens digitados.
  
  
• Refazendo o inventário dos produtos
  Caso seja necessário recadastrar o inventário de algum produto, verifique as configurações do sistema quanto a “Acumular quantidades inventariadas no mesmo dia” conforme visto no início, e assim refaça o lançamento dos produtos, podem ser feito de forma manual ou por coletor de dados.
  • Exemplos em que pode ser necessário recadastrar o inventário:
    • Quando a quantidade cadastrada for diferente da quantidade física do estoque, isso ocorre quando é contado indevidamente ou no momento de lançar no sistema foi digitado errado;
    • Produto sem custo, nesse caso, entre na tela do produto e cadastre os custos do mesmo e faça novamente o inventário para esse. Isso ocorre quando é iinventariado um produto que não houve
      entrada pela tela de entrada de nota no sistema Auditor

1º Passo - Configurações e Parâmetros

Selecione as opções informando qual o Tipo de inventário, Almoxarifado e Data da contagem do inventário, lembrando que a data do inventário deve ser a data em que o estoque foi contato efetivamente, não havendo necessidade de cadastrar o inventário no mesmo dia em que foi contado, desde que informe a data correta. Os campos referente a Limite da quantidade inventariada e Exibir mensagem para salvar produtos são opcionais, nesse caso vamos Avançar mantendo os valores padrão.

 

2º Passo - Advertência

3º Passo - Cadastramento ou Importação de dados

Método manual:

• Digite o Código interno do produto ou a Referência ou Código de barras do produto e tecle Enter para que o Auditor localize o produto.
  Após teclar enter, aparece ao lado as informações do produto, tais como: Preço, Nível de agrupamento, Estoque atual, Data e Quantidade do último inventário.
  Informe a Localidade do produto (opcional) e a Quantidade. Estando com o cursor no campo.
  Quantidade, pressione a tecla Enter para que o produto seja adicionado à lista dos produtos inventariados.
  Se necessário excluir algum produto da lista, selecione-o e clique no botão Remove lançamento.
  Após inserir todos os produtos, clique no botão Salvar para substituir o estoque dos produtos pelo estoque que foi inventariado.

Método com Coletor de dados:

• Configurando Layout para Importação
• Importando inventário a partir do coletor

Ver também: Configurações (Acumula as quantidades inventariadas no mesmo dia: Sim/Não)